Finansije u maloj firmi – Kako se organizovati bez internog računovodstva?

Mala firma može sasvim uredno da vodi finansije i bez zaposlenog računovođe.  Potreban je jasan sistem u kojem vlasnik zna koliko novca ulazi u firmu, koji troškovi dolaze na naplatu, koje fakture još nisu plaćene i koja dokumentacija treba da stigne do knjigovođe.

Problem nastaje kada su podaci rasuti. Jedna faktura ostane u mejlu, račun za poslovni trošak završi u automobilu, rok plaćanja dobavljaču se proveri tek kada stigne podsetnik, a odluka o novoj kupovini donese se samo zato što na računu trenutno ima dovoljno novca.

Firma tada možda ima knjigovodstvo, ali nema dobru kontrolu nad sopstvenim finansijama.

Za malu firmu zato nije potreban veliki finansijski sektor već nekoliko jednostavnih pravila koja se poštuju svake nedelje i svakog meseca.

Postavite jednostavan sistem

Za firmu je važno da se tačno zna ko prati novac, ko prikuplja dokumentaciju i ko komunicira sa spoljnim knjigovođom.

Vlasnik ne mora lično da unosi svaki račun u tabelu, ali treba da u svakom trenutku može da proveri prihode, rashode, potraživanja i obaveze.

Spoljni knjigovođa je važan deo sistema, pa pri izboru proverite koje poslove preuzima, kako se razmenjuje dokumentacija, kada dobijate informacije o poreskim obavezama i koliko je dostupan kada imate pitanje.

Naša preporuka su knjigovodstvene usluge tima Pitaj knjigovođu, koji radi sa preduzetnicima i DOO firmama i već na početku saradnje definiše obim posla, rokove za dostavljanje dokumentacije, način komunikacije i odgovornosti obe strane.

Odvojite knjigovodstvo od upravljanja novcem

Knjigovođa i vlasnik firme gledaju iste poslovne događaje iz različitih uglova.

Knjigovođa evidentira ono što se dogodilo i vodi potrebne evidencije, dok vlasnik mora da zna šta može da plati danas, šta dospeva sledeće nedelje i kada očekuje sledeću veću uplatu.

Firma, na primer, može u jednom mesecu da izda fakture u ukupnom iznosu od 1.500.000 dinara.

Ako je do kraja meseca naplaćeno samo 600.000 dinara, vlasnik ne raspolaže sa milion i po dinara. Ostatak je potraživanje dok kupci stvarno ne plate.

Isto važi za stanje na računu. Ako se na računu nalazi 800.000 dinara, a za nekoliko dana dospeva 450.000 dinara prema dobavljačima i još 200.000 dinara drugih obaveza, realan prostor za nove troškove nije 800.000 dinara.

Zato uz računovodstvene podatke treba imati i sopstveni pregled novca koji je stigao, novca koji tek treba da stigne i plaćanja koja su već planirana.

Vodite sopstveni pregled prihoda, naplate i troškova

Za internu kontrolu dovoljna je jednostavna tabela ili softver u kojem se vidi nekoliko podataka koji su potrebni za donošenje odluka.

Ako do tih odgovora morate da dolazite pretragom mejla, bankovnih izvoda i starih poruka, sistem treba srediti.

Jednom nedeljno proverite šta je stvarno naplaćeno i šta dospeva

Nedeljna kontrola može da traje pola sata, a sprečava da se mali problemi razvuku kroz ceo mesec.

Otvorite stanje računa, listu izdatih faktura i spisak obaveza koje dospevaju. Zatim proverite šta je od prethodne kontrole plaćeno i šta nije.

Posebno izdvojite fakture kojima je rok prošao.

Nema razloga da dugovanje od 100.000 dinara primetite tek tri nedelje nakon dospeća samo zato što niko nije pogledao tabelu.

U istom pregledu treba proveriti i obaveze za narednih sedam do četrnaest dana. Tako se unapred vidi da li će redovan priliv biti dovoljan ili neko plaćanje zahteva dodatno planiranje.

Napravite plan priliva i plaćanja nekoliko nedelja unapred

Napravite pregled za naredne četiri do osam nedelja.  Za svaku nedelju unesite očekivane naplate i poznate obaveze.

Tu mogu da budu dobavljači, zarade, zakup, rate, porezi, softverske pretplate, oprema i drugi unapred poznati izdaci.

Ako firma danas ima 700.000 dinara, tokom naredne dve nedelje očekuje 300.000 dinara sigurnih uplata, a u istom periodu dospeva 650.000 dinara obaveza, računica je mnogo korisnija od samog pogleda na trenutno stanje.

Pratite naplatu svake izdate fakture

Faktura koja je poslata kupcu još nije novac na računu. Zato uz svaku izdatu fakturu treba da stoje rok plaćanja i status naplate.

Potraživanja možete jednostavno podeliti na ona koja još nisu dospela, fakture kojima je rok upravo istekao i dugovanja koja kasne duže. Takva podela odmah pokazuje gde treba reagovati.

Kada rok prođe, proverite uplatu. Ako je nema, kontakt sa kupcem ne treba odlagati do kraja meseca. Kod velikih iznosa korisno je nekoliko dana pre dospeća potvrditi da je faktura primljena i da je predviđena za plaćanje.

Važno je pratiti i obrazac ponašanja kupaca. Klijent koji ugovara rok od 30 dana, a redovno plaća nakon 55, u planu novčanog toka ne treba da se tretira isto kao kupac koji plaća tačno na vreme.

Držite troškove pod kontrolom pre nego što račun stigne

Kontrola troškova počinje pre kupovine. Firma treba da zna ko može da naručuje robu, ugovara usluge i odobrava veće poslovne troškove.

Za kancelarijski materijal od nekoliko hiljada dinara nema potrebe uvoditi komplikovanu proceduru.

Kod skuplje opreme, godišnjih pretplata, većih marketinških računa ili novih ugovora već treba da postoji osoba koja odobrava trošak.

Poseban problem predstavljaju sitni mesečni izdaci koje niko više ne proverava.

Softver koji se više ne koristi, dodatni telefonski paket, stara licenca ili servis koji je nekada bio potreban mogu mesecima da ostanu na automatskom plaćanju.

Jednom u nekoliko meseci zato treba pregledati ponavljajuće troškove i proveriti šta firma i dalje koristi.

Svu finansijsku dokumentaciju držite na jednom mestu

Račun u privatnom mejlu jednog zaposlenog nije dobar sistem arhiviranja. Isto važi za fotografiju računa koja postoji samo u telefonu ili papir ostavljen u automobilu.

Firma treba da odredi jedno centralno mesto za dokumentaciju.

To može biti poslovni cloud, odgovarajući program ili druga organizovana elektronska arhiva kojoj pristup imaju osobe kojima je pristup potreban.

Dokumentacija može da se razvrsta po mesecima, a unutar njih na ulazne račune, izdate fakture, izvode, ugovore i ostala dokumenta.

Nazivi fajlova treba da omoguće da se dokument pronađe bez otvaranja deset PDF dokumenata redom.

Ako se dokumentacija knjigovođi šalje jednom ili više puta mesečno, odredite tačan rok.

Mnogo je sigurnije imati dogovoreni datum nego oslanjati se na to da će se neko setiti kada se približi poreski rok.

Ne računajte ceo saldo poslovnog računa kao slobodan novac

Jedna od najskupljih grešaka u maloj firmi nastaje kada se svaka uplata posmatra kao novac koji odmah može ponovo da se potroši.

Deo sredstava na računu već je praktično namenjen dobavljačima, zaradama, porezima, zakupnini, ratama i drugim obavezama.

Pre nove kupovine treba pogledati koliko ostaje kada se ta plaćanja izdvoje.

Koristan interni pregled može zato da ima tri brojke: trenutno stanje, obaveze koje dospevaju u narednom periodu i iznos koji posle njih ostaje raspoloživ.

Kod firme sa promenljivim prihodima treba ostaviti i rezervu. Iznos ne mora biti isti za svako poslovanje. Firma sa visokim fiksnim troškovima i sporom naplatom treba veću rezervu od posla u kojem se veliki deo troškova pojavljuje tek kada je prodaja već ostvarena.

Redovno razgovarajte sa knjigovođom, posebno pre većih promena

Komunikacija sa knjigovođom ne treba da počne kada je odluka već sprovedena. Ako firma planira zapošljavanje, novi ugovor, veću nabavku, ulazak u novi način prodaje ili drugu promenu koja utiče na poslovanje, pitanje treba postaviti pre realizacije.

Posebno je važno unapred proveriti promene koje mogu uticati na obračune, evidencije ili poreske prijave.

Naknadno objašnjavanje već završene transakcije ostavlja mnogo manje prostora da se postupak pravilno organizuje.

Vlasnik ipak ne treba svaku poslovnu odluku da prebacuje na knjigovođu. Knjigovođa daje podatke i stručno tumačenje iz svog domena, a vlasnik odlučuje da li nova investicija, zapošljavanje ili ugovor odgovaraju poslovanju firme.

Kada firmi treba osoba koja će se baviti finansijama?

Broj zaposlenih sam po sebi nije dovoljan odgovor.  Firma može imati desetine zaposlenih i jednostavne finansije, a druga samo nekoliko ljudi i veliki broj faktura, projekata, avansa, dobavljača i naplata koje treba svakodnevno pratiti.

Prvi znak je obično vreme koje vlasnik troši na operativu.

Ako svako jutro proverava ko je platio, traži račune, šalje dokumentaciju, priprema naloge i odgovara na pitanja zaposlenih, finansijska administracija već uzima deo vremena koji bi trebalo da ide na prodaju i vođenje posla.

Prvi interni korak ne mora biti računovođa. Firma može imati osobu koja prati fakture, naplatu, dokumentaciju, plaćanja i interne preglede, dok računovodstvene poslove i dalje vodi spoljna agencija.

Sa rastom broja zaposlenih i obaveza poslodavca, većim prometom i složenijim poslovanjem raste i količina informacija koje neko unutar firme mora svakodnevno da prati. Tada interna finansijska funkcija postaje praktična potreba, a ne pitanje prestiža ili veličine kancelarije.

Za kraj

Mala firma bez internog računovodstva može imati vrlo dobru kontrolu nad finansijama. Uslov je da knjigovođa, vlasnik i ljudi koji rade sa dokumentacijom imaju jasno podeljene poslove. Vlasniku nisu potrebne desetine izveštaja.

Potrebno je da zna koliko novca firma ima, koliko očekuje da naplati, šta mora da plati i koje obaveze dolaze narednih nedelja.

Kada su ti podaci ažurni, odluke se donose na osnovu stvarnog stanja, a ne samo na osnovu salda koji se tog jutra vidi u mobilnom bankarstvu.